6 секретів людей, що встигають все

Якщо твоє життя перетворилось на “гонитву за годинником”, ти нічого не встигаєш та дивуєшся, як взагалі люди встигають все робити, прочитай цю статтю! Ми перечитали сотні порад, як покращити продуктивність, але найкращі відгуки у цих шести. І деякі авторка статті навіть перевірила на собі.

Unsplash

1. Відмовся від багатозадачності

Мультизадачність ще нікому не принесла користі, хоч і виглядає дуже ефективною, на перший погляд. Коли ми намагаємось виконувати декілька задач одночасно, насправді тільки виснажуємо мозок.

Глорія Марк, професорка кафедри інформатики Каліфорнійського університету, для статті в Quartz, розповіла що людям зазвичай потрібно близько 23 хвилин, щоб повернутись до роботи, коли їх переривають. Таке перемикання між задачами призводить до накопичення стресу та, звичайно ж, зменшення продуктивності.

Що робити: вибери якусь одну задачу й концентруйся на ній і тільки на ній, не перемикайся на дрібнички, не відволікайся ні на що інше, поки не закінчиш.

А що тобі потрібно для цього — читай у наступному пункті.

2. Комбінуй таймблокінг та метод Помодоро

Цей спосіб перевірений авторкою статті. Можливо, він не спрацює особисто для тебе, але спробувати варто.

Таймблокінг — це коли ти визначаєш та буквально виділяєш в календарі час на певну задачу. А метод Помодоро — це принцип коротких спринтів концентрації та коротких періодів відпочинку.

Ось як це застосувати:

1. Склади список задач на день.
2. Виділи в календарі час на певну задачу, наприклад “10:00 – 11:00 писати статтю про секрети продуктивності”.
3. Переведи телефон в режим “не турбувати”, вимкни серіал на фоні, налий собі води, сходи в туалет. Суть в тому, щоб підготуватись до відрізку часу, за які ти не будеш відволікатись взагалі.
4. Заведи таймер на телефоні (або кухонний таймер) на 25 хвилин і починай працювати над завданням, ні на що не відволікаючись.
5. Коли таймер задзвонить, заведи його на 5 хвилин та облиш завдання: сходи в туалет, налий собі чаю чи ще якийсь напій, розімни спину.
6. Повторюй по колу, поки не зробиш завдання.
7. Доробиш — зроби перерву на 30 хвилин, обери наступну задачу для концентрації та починай спочатку.

Але що як список задач величезний і не знаєш, за що взятись? У нас є поради й на цей випадок.

Unsplash

3. Розставлення пріоритетів за матрицею Ейзенхауера

Ще один спосіб, який авторка протестувала на собі.

Якщо список завдань на день величезний, очі можуть розбігтися. Тим паче якщо всім все треба “на вчора”. Тому так важливо розставити пріоритети. Кожен це робить як зручно, але є один спосіб, який допоможе чітко розставити все на свої місця.

Ось як виглядає матриця Ейзенхауера.

Ось як можна це застосувати:

1. На початку робочого дня запиши всі свої задачі в табличку, як на малюнку згори.
2. Важливі та термінові задачі зроби в першу чергу, вони вже “горять”, можна сказати.
3. Далі берись за важливі, але не термінові, і можуть почати “горіти” наступними.
4. Не важливі, але термінові, краще зробити після цих завдань, або запланувати на потім чи делегувати комусь, кому можна делегувати.
5. Все, що не важливе і не термінове, можна або викреслити, або зробити наостанок.

Таким чином ти структуруєш свій список справ за пріоритетами, а потім просто переходь в пункт 2 цієї статті та починай сесії концентрації.

Unsplash

4. Став конкретні дедлайни

Закон Паркінсона говорить: коли даєш задачі надто багато часу, вона займе рівно стільки, навіть якщо могла б бути зроблена швидше. Тому:

• Відмовся від необмежених термінів на задачу: замість “до кінця дня” став чіткий час завершення завдання.
• Використовуй таймери та нагадування.
• Аналізуй завдання: що ти могла б зробити швидше і чому справилась за довший період часу?

5. Працюй в найкращі години

Не всім нам настільки сильно пощастило, що можна структурувати робочий день, як захочеш. Але якщо можливо, досліди свій хронотип, та вибудуй розклад дня так, щоб найскладніші завдання ти робила в пікові години продуктивності та енергії.

Як це зробити:

1. Проаналізуй, коли ти почуваєшся найбільш бадьорою та продуктивною.
2. Заплануй найскладніші та найкреативніші задачі на цей час.
3. В інші години роби менш вимогливі справи, рутинні або просто відпочивай.

6. Створи собі правильне середовище

Ми вже писали раніше про 6 способів, якими робочий простір вбиває продуктивність, навіть з науковими дослідженнями. Ось як зробити робоче середовище більш продуктивним:

• Вимкни сповіщення, встанови режим тиші під час концентрації.
• Створи робочий простір з мінімумом подразників: прибери стіл, не працюй в ліжку, одягни навушники з подавленням шуму.
• Якщо можеш, встанови конкретний час, коли перевіряєш пошту чи робочі чати, щоб не розпорошувати увагу.

Але головний секрет — адаптувати ці способи під себе та твій власний стиль роботи. Що спрацювало для когось одного, може не спрацювати особисто для тебе.