Час викидати каміння: як працювати швидко і продуктивно

Уяви, що кожен день ти носиш за плечима рюкзак зі своїми справами. Якщо встигла виконати все намічене, то твоя ноша легка. А коли щось не доробила, то кожне упущення, немов важкий камінь, обтяжує твою поклажу, позбавляючи тебе сил…

Unsplash

А давай ці камені перетворимо… на квіти! Погодься, приносити з роботи букети з маленьких трудових подвигів куди приємніше – потрібно тільки навчитися грамотно організувати своє робоче місце і чітко планувати день.

Як навести лад у робочому просторі

Прискіпливо оглянь свій робочий простір. Якщо стіл завалений настільки, що ледь видно монітор, а комп’ютерна мишка вічно на щось наштовхується, приступай до розбору.

• Насамперед позбудься від неактуальних паперів, старих журналів, візиток, непотрібних канцелярського приладдя – вони заважають зосередитися, твоя продуктивність знижується.
• Для документів заведи два лотки. Один – для нових паперів і свіжої кореспонденції. Другий – для всього того, що вже знаходиться в роботі. Приділяй час для розбору цих двох «провокаторів тривожності»: займайся цим, скажімо, щопонеділка, а якщо паперів багато – щоранку.
• Не накопичуй зайве. Отримала візитку, яка тобі може стати в пригоді, – одразу занеси контакт в телефон або комп’ютерний файл, а від картки позбудься, щоб не плодити сміття.

Щоб не розводити гармидер в ящиках столу, дрібні предмети розклади по невеликих відкритих коробочках. А документи поклади в підписані папки.

Unsplash

Зонування робочого простору

В ідеалі на робочому столі в зоні видимості має бути тільки те, з чим ти постійно працюєш. Припустимо, комп’ютер, щоденник, папки з потрібними документами та необхідні канцелярські приладдя. Решту предметів краще вивести з поля зору.

А як же фото близьких, кімнатні рослини? Як відомо, милі штучки допомагають «відпочити погляду», перемикнутися – і в підсумку отримати заряд енергії та нових ідей. Так, але якщо ж ти мрійниця, краще прибери все, що відвертає увагу, щоб не витати весь день в хмарах.

• Речі корисні тоді, коли перебувають на потрібному місці.
• Кольорові папірці, розвішані по периметру монітора, а то і по всьому столу, служать потужним чинником відволікання.
• Структуруй інформацію в комп’ютері. Для кожного проєкту заведи окрему папку. До їхнього імені можна додавати дату зміни – це допоможе уникнути плутанини й заощадить час пошуку. Неактуальну інформацію архівуй або зберігай на хмарному сервері.

Unsplash

Планування робочого процесу

Веди щоденник. Він допомагає контролювати саму себе. Завдання записуй щодня у міру надходження, а ввечері заплануй, що потрібно буде зробити завтра. Так ти позбудешся від нав’язливих думок про те, що ти чогось не встигнеш або забудеш.

Виділяй справи, призначені на певний час. Якщо у тебе таких заходів багато, можеш розбити сторінку щоденника на дві частини. В першу записуй ті, де є чітка прив’язка до часу (можеш їх дублювати нагадуваннями в телефоні), в другу – інші.

Розстав пріоритети. Зі складними та неприємними справами розправляється з ранку. Такі завдання можеш позначити, наприклад, блискавкою. Знаком оклику познач справи, які треба виконати обов’язково, інакше буде ай-ай-ай. Смайлик постав навпроти того, що добре б зробити, але не горить. Нейтральним смайликом відзнач завдання, спрямовані на довгострокову перспективу. До речі, термінові та нетермінові, складні й прості справи повинні чергуватися. Якщо ти непомірно навантажиш себе і не зможеш виконати намічене, то відхилення від графіка сильно тебе засмутить, а в будь-якій справі головне – позитивний настрій.

Виконавши справу, викресли її зі списку. Це проста дія надихає, адже ти впоралася із завданням, а це маленька перемога. До речі, мозок сприймає як керівництво до дії цілі, написані від руки. Але багато хто любить електронні щоденники – вони зручніші. Чим користуватися – вирішуй сама. Головне – планувати своє життя, а не пускати на самоплив.