Уяви, що кожен день ти носиш за плечима рюкзак зі своїми справами. Якщо встигла виконати все намічене, то твоя ноша легка. А коли щось не доробила, то кожне упущення, мов важкий камінь, обтяжує твою поклажу, рятуючи тобі сил…
Unsplash
А давай ці каміння перетворимо… на квіти! Погодься, приносити з роботи букети з маленьких трудових подвигів куди приємніше — потрібно тільки навчитися грамотно організувати своє робоче місце і чітко планувати день.
Як навести лад у робочому просторі
Прискіпливо оглянь свій робочий простір. Якщо стіл завалень настільки, що ледве видно монітор, а комп'ютерний ведмедик вічно на щось наштовхується, приступай до розбору.
- Насамперед позбавься від неактуальних паперів, старих журналів, візиток, непотрібних канцелярських принад — вони заважають зосередитися, твоя продуктивність знижується
- Для документів заведи два лотки. Один — для нових паперів та свіжої кореспонденції. Інший — для того, що вже знаходиться в роботі. Приділяй час на розбір цих двох «провокаторів тривожності»: займайся цим, скажімо, щопонеділка, а якщо паперів багато — щоранку.
- Не накопичуй лишню. Отримала візитку, яка тобі може стати в пригоді, — відразу занеси контакт у телефон або комп'ютерний файл, а від картки позбудься, щоб не плодити мусор.
Щоб не розводити гармідер у ящиках столу, дрібні предмети розклади по невеликих відкритих коробочках. А документи поклади у підписані папки.
Unsplash
Зонування робочого простору
В ідеалі на робочому столі в зоні видимості мають бути тільки ті, з чим ти постійно працюєш. Припустимо, комп'ютер, щоденник, папки з потрібними документами та необхідні канцелярські приладдя. Решту предметів краще вивести з поля зору.
А як же фото близьких, кімнатні рослини? Як відомо, милі штучки допомагають «відпочити погляду», перемикнутися — і зрештою отримати заряд енергії та нових ідей. Так, але якщо ж ти мрійниця, краще прибери все, що відвертає увагу, щоб не витати весь день у хмарах.
- Промови корисні тоді, коли перебувають на потрібному місці.
- Кольорові папірці, розвішані по периметру монітора, а то й по всьому столу, є потужним фактором відволікання.
- Структуруй інформацію у комп'ютері. Для кожного проекту заведи окрему папку. До їхнього імені можна додавати дату зміни — це допоможе уникнути плутанини і заощадити час пошуку. Неактуальну інформацію архівуй чи зберігай на хмарному сервері.
Unsplash
Планування робочого процесу
Веди щоденник. Він допомагає контролювати саму себе. Завдання записуй щодня у міру надходження, а ввечері заплануй, що потрібно буде зробити завтра. Так ти позбудешся від нав'язливих думок про те, що ти чогось не встигнеш чи забудеш.
Виділяй справи, призначені на певну годину. Якщо у тебе таких заходів багато, можеш розбити сторінку щоденника на дві частини. У першу записуй ті, де є чітка прив'язка до години (можеш їх дублювати нагадуваннями в телефоні), в другу — інші.
Розставши пріоритети. З складними та неприємними справами розправляється з ранку. Такі завдання можеш позначити, наприклад, блискавкою. Знаком оклику познач справи, які треба виконати обов'язково, інакше буде ай-ай-ай. Смайлик поставши напроти того, що добре б зробити, але не горити. Нейтральним смайликом відзнач завдання, спрямовані на довгострокову перспективу. До речі, термінові та нетермінові, складні та прості справи повинні чергуватися. Якщо ти непомірно навантажиш собі і не зможеш виконати намічене, то відхилення від графіка сильно тобі збентежити, а в будь-якій справі головне — позитивний настрій.
Виконавши справу, викресли її зі списку. Це проста дія надихає, бо ж ти впоралася із завданням, а це маленька перемога. До речі, мозок сприймає як керівництво до дії цілі, написані від руки. Але багато хто любить електронні щоденники — вони зручніші. Чим користуватися - вирішуй сама. Головне – планувати свою життя, а не пускати на самоплив.
Думка редакції може не збігатися з думкою автора статті.
