Казка про втрачений час: як цього уникнути на роботі

Не пам’ятаєш, коли востаннє в тебе був продуктивний день? Тоді ці поради для тебе.

Unsplash

Не кожен із нас рухається кар’єрним шляхом легко і просто. Інколи ми працюємо з фантастичною швидкістю, продуктивно, закриваємо десяток задач і відповідаємо на листи так швидко, що колеги дивуються. А іноді відбувається навпаки — все тягнеться повільно, непродуктивно. Це часто відбувається через заняття, які крадуть час. Хочеш повернути собі контроль над своїм часом? Читай статтю далі.

Є сім етапів, завдяки яким можна легко повернути собі контроль над робочим часом, зрозуміти, як ти його витрачаєш і що робити далі. Окрім цього ти навчишся говорити “ні” речам, які підривають особисту продуктивність, але при цьому залишишся командним гравцем. Остання частина є найскладнішою, тому що нікому не хочеться, щоб колеги подумали, наче ти неприязна.

Етап 1. Оціни свій час

Перш ніж робити щось інше, потрібно звернути увагу на чинники, що відволікають та на чинники, що заповнюють час:

Дистрактори. Це завдання, які пов’язані з твоєю роботою, але заважають зосередитись на пріоритетних задачах. Вони неминучі, але не завжди пропорційні. Наприклад, дуже часто нам доводиться розмовляти в Zoom з тим самим Миколою, який дуже любить назначати мітинги через кожну дрібницю, замість того, щоб написати електронного листа. Дистрактори — це застрягання в нескінченних розмовах або усвідомлення того, що колезі потрібна підтримка. Такі дії мають важливу мету, допомагаючи людям відчути зв’язок, але вони стають проблемою, коли захоплюють твій список справ.
Наповнювачі. Це завдання, які безпосередньо пов’язані з роботою, але не допомагають просуватись кар’єрними сходами та не оцінюються високо. Іншими словами це не ті проєкти, які принесуть користь тобі та твоїй кар’єрі. Але робити їх треба, і від них нікуди не дінешся.

Unsplash

Етап 2. Виріши, що робити, а від чого відмовитись

Подивись на список дистракторів та наповнювачів часу, і почни оцінювати, наскільки ці елементи важливі для досягнення твоїх кар’єрних цілей. Постав собі наступні запитання:

Чи підтримує це одну з моїх особистих чи професійних цілей?
Це входить в мою посадову інструкцію?
Це дає доступ до цінних зв’язків чи іншої частини бізнесу?
Чи приносить це мені радість?

Якщо ти відповіла “так” принаймні на одне з запитань, значить завданню потрібно приділити час. Якщо ні — тоді делегуй це завдання комусь іншому. Якщо від завдання відмовитись не можна, тоді розтягни дедлайн на якомога довший термін.

Unsplash

Етап 3. Навчись говорити “ні” та роби це частіше й по-доброму

Сказати “ні” й зробити це з добротою — це важливо. Особливо на роботі. Якщо ти не вмієш говорити “ні”, тобі дуже скоро почнуть навішувати на голову цілу купу роботи, яку ти не маєш виконувати взагалі.

Почни з малого: кожен раз, коли тобі надходить один з відволікаючих факторів, впевнено відмовся. Почни з фрази “Дякую” замість “Вибач”, оскільки тобі не потрібно просити вибачення за бажання виконувати свою роботу, а не чиюсь чужу. Ось декілька чудових фраз:

“Дякую за надану можливість, але я…”
“Дякую, що подумала про мене, але…”

І додай після цього, що ти зайнята на повну потужність.

Якщо ж запит надходить від клієнта або боса, можливо ти не зможеш відмовитись. Але варто також чітко визнавати межі своєї зайнятості. В такому випадку скажи, що ти можеш зробити це завдання, але у певні часові проміжки.

Етап 4. Оптимізуй повторювані завдання

Якщо ти щодня виконуєш якусь задачу, яку можна автоматизувати, вона перестане “з’їдати” купу часу. Наприклад, можна використовувати:

шаблони відповідей на повторювані робочі повідомлення,
чек-листи,
сервіси автозаповнення,
таймери.

Етап 5. Уникай багатозадачності

Не варто гратися у Цезаря й робити кілька задач одночасно. Багатозадачність може суттєво знижувати концентрацію, адже переключення між задачами витрачає більше часу, ніж виконання їх послідовно.

Якщо ти пишеш звіт, не відволікайся на робочу переписку. Спочатку допиши звіт, а потім вже відкривай робочу пошту й відповідай на листи. Це допоможе поглибити концентрацію та уважність, а також зменшить кількість помилок і допоможе уникнути відчуття перезавантаженості.

Етап 6. Плануй день, врахувавши власну продуктивність

Подумай, коли ти відчуваєш приплив енергії, а коли вона поступово починає падати? Визнач свої піки продуктивності й на цей час заплануй виконання відповідальних та складних завдань. А от прості справи краще лишити на період спаду продуктивності.